Bạn đã mất nhiều tháng cho nghiên cứu, nhưng bản thảo có thể bị trả về chỉ sau vài phút vì sai định dạng: tóm tắt vượt số từ, thiếu từ khoá, trích dẫn sai kiểu hay hình nhúng sai vị trí. Bài viết này cung cấp checklist định dạng bản thảo theo hướng dẫn tác giả (Author Guidelines) và so sánh các kiểu trích dẫn phổ biến nhất.
Đọc hướng dẫn tác giả thế nào cho hiệu quả?
Hướng dẫn tác giả (Guide for Authors, Instructions for Authors, Author Guidelines) thường dài 10-30 trang. Thay vì đọc lướt, hãy lập một bảng yêu cầu gồm các cột: hạng mục, yêu cầu của tạp chí, trạng thái bản thảo hiện tại, việc cần làm. Những hạng mục bắt buộc phải có: loại bài và giới hạn số từ, cấu trúc tóm tắt, số từ khoá, cấp tiêu đề mục, kiểu trích dẫn, quy định bảng hình, các tuyên bố, và yêu cầu ẩn danh nếu tạp chí phản biện kín hai chiều (double-blind).
Lưu ý: nhiều tạp chí của Elsevier áp dụng chính sách “Your Paper Your Way” - cho phép nộp lần đầu ở định dạng bất kỳ miễn là đầy đủ thành phần, chỉ yêu cầu định dạng chuẩn khi sửa bài. Hãy kiểm tra xem tạp chí bạn chọn có áp dụng không để tiết kiệm thời gian.
Các thành phần của bản thảo
- Trang tiêu đề (title page): tiêu đề, tên và đơn vị công tác của các tác giả, ORCID, tác giả liên hệ, lời cảm ơn, nguồn tài trợ. Với phản biện kín hai chiều, trang này tách riêng khỏi bản thảo ẩn danh.
- Tóm tắt (abstract): có cấu trúc (Background - Methods - Results - Conclusions) hoặc không cấu trúc, thường 150-300 từ. Xem cách viết abstract.
- Highlights: 3-5 gạch đầu dòng, mỗi dòng tối đa khoảng 85 ký tự (theo nhiều tạp chí Elsevier).
- Từ khoá: thường 4-6 từ, tránh lặp lại từ trong tiêu đề.
- Thân bài: theo cấu trúc IMRaD hoặc cấu trúc riêng của loại bài.
- Các tuyên bố (declarations): xung đột lợi ích, tài trợ, đóng góp tác giả theo CRediT, phê duyệt đạo đức, tính sẵn có của dữ liệu, khai báo sử dụng AI.
Bảng, hình và phương trình
Bảng nên dùng kiểu “ba đường kẻ” (đường trên, đường dưới tiêu đề cột, đường cuối bảng), không kẻ ô dọc. Tiêu đề bảng đặt phía trên, chú thích hình đặt phía dưới. Nhiều tạp chí yêu cầu hình nộp thành tệp riêng (TIFF, EPS, PDF) với độ phân giải tối thiểu 300 dpi cho ảnh màu, 600-1000 dpi cho hình nét; trong bản thảo chỉ ghi vị trí “[Figure 1 near here]”. Phương trình nên soạn bằng trình soạn phương trình của Word hoặc LaTeX, không chèn dưới dạng ảnh.
Các kiểu trích dẫn APA, Vancouver, IEEE, Harvard
Kiểu trích dẫn chia thành hai nhóm chính. Nhóm tác giả - năm (APA, Harvard, Chicago author-date) ghi “(Nguyen & Tran, 2023)” trong văn bản và sắp xếp danh mục theo bảng chữ cái - phổ biến trong khoa học xã hội, kinh tế, giáo dục. Nhóm đánh số (Vancouver, IEEE, AMA) ghi số [1] hoặc chỉ số trên theo thứ tự xuất hiện - phổ biến trong y sinh, kỹ thuật.
Một số khác biệt hay gây nhầm lẫn: APA 7 ghi tối đa 20 tác giả trong danh mục và dùng “et al.” trong văn bản từ 3 tác giả trở lên; Vancouver viết tắt tên tạp chí theo danh mục NLM và không dùng dấu chấm sau chữ viết tắt tên; IEEE đặt tên bài trong ngoặc kép và viết tắt tên tạp chí theo danh mục của IEEE. Khi chuyển tạp chí, bạn gần như chắc chắn phải chuyển kiểu trích dẫn - đó là lý do nên quản lý tài liệu bằng phần mềm ngay từ đầu.
Dùng EndNote, Zotero đúng cách
Zotero (miễn phí) và EndNote đều có hàng nghìn kiểu trích dẫn (CSL style) dựng sẵn cho từng tạp chí. Ba nguyên tắc để tránh lỗi: nhập tài liệu bằng DOI hoặc tệp RIS thay vì gõ tay; kiểm tra lại trường tác giả, năm, số trang sau khi nhập; và không sửa tay trong danh mục cuối bài - mọi sửa đổi phải làm trong thư viện, nếu không lần cập nhật sau sẽ ghi đè. Với LaTeX, dùng BibTeX/BibLaTeX và tệp .bst hoặc .csl của tạp chí.
Định dạng với LaTeX và Overleaf
Trong toán học, vật lý, khoa học máy tính và kỹ thuật, nhiều tạp chí cung cấp template LaTeX chính thức (elsarticle của Elsevier, svjour của Springer, IEEEtran của IEEE, MDPI template…). Overleaf có sẵn phần lớn các template này. Ưu điểm của LaTeX là tự động đánh số mục, bảng, hình, phương trình và trích dẫn; nhược điểm là phải tuân thủ chặt các lệnh của template - tự ý định nghĩa lại khoảng cách, phông chữ có thể khiến bài bị trả về. Khi nộp, nhiều hệ thống yêu cầu tải lên toàn bộ tệp nguồn (.tex, .bib, hình) để biên dịch lại, nên hãy kiểm tra bản PDF do hệ thống tạo ra trước khi xác nhận nộp.
Checklist định dạng trước khi nộp
Trước khi bấm “Submit”, hãy đối chiếu lần cuối với checklist trên và với quy trình công bố quốc tế. Đừng quên chuẩn bị cover letter gửi đúng tên biên tập viên phụ trách và nêu rõ đóng góp của bài - một bộ hồ sơ chỉn chu tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ vòng kiểm tra kỹ thuật.
Câu hỏi thường gặp
Nộp lần đầu có cần định dạng hoàn hảo không?
Tuỳ tạp chí. Một số tạp chí chấp nhận nộp lần đầu ở định dạng tự do miễn là có đủ thành phần; số khác kiểm tra kỹ thuật rất chặt ngay từ đầu. Dù thế nào, một bản thảo gọn gàng, đúng kiểu trích dẫn luôn tạo thiện cảm với biên tập viên.
Có cần đánh số dòng (line numbers)?
Nhiều tạp chí yêu cầu đánh số dòng liên tục và đánh số trang để phản biện dễ trích dẫn vị trí khi góp ý. Trong Word, bật ở mục Layout → Line Numbers → Continuous.
Tài liệu tham khảo tiếng Việt trình bày thế nào?
Giữ nguyên tên gốc tiếng Việt, có thể thêm bản dịch tiếng Anh trong ngoặc vuông và ghi “(in Vietnamese)” ở cuối nếu kiểu trích dẫn yêu cầu. Hãy ưu tiên trích dẫn tài liệu có DOI hoặc đường dẫn ổn định để người đọc quốc tế truy cập được.
Không có thời gian định dạng lại? Dịch vụ định dạng bản thảo theo tạp chí của VietSCI đối chiếu từng mục của Author Guidelines, chuyển kiểu trích dẫn, bổ sung DOI và bàn giao checklist nộp bài.